الانتقال الى المشاركة


صورة

صيد المقالات [05] : تعريف الوثيقة و خصائصها


  • من فضلك قم بتسجيل دخولك لتتمكن من الرد
عدد ردود الموضوع : 2

#1 المنهل العذب

المنهل العذب

    غير مشارك

  • Move From 2000-2010
  • Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip
  • 527 المشاركات

تاريخ المشاركة : AM 12:30 | 2004 Nov 24

(عنوان صيد المقالات [05] : تعريف الوثيقة و خصائصها)




موضوع منقول ، لكاتبه : د. ابراهيم أحمد المهدوي ، واخترت منه ما يتعلق بالوثيقة .


تعريف الوثيقة:

تعني لفظة وثيقة document ورقة أو مجموعة أوراق Codex أو مجلداً أو سجلات Registers.

فالوثيقة سواء كانت مطبوعة أو مخطوطة فإنها تمثل جميع الأنشطة التي تقوم بها هيأة أو مؤسسة رسمية أو غير رسمية.

فالوثائق التي يتم توليدها أثناء قيام المؤسسة أو الهيئة بنشاطها ما هي إلا تعبير حقيقي عن الوسائل أو الخطط المرسومة كافة من قبل تلك المؤسسة للوصول على تحقيق الأهداف التي تسعى إليها . وعليه فإن الوثائق المنتجة من قبل المؤسسة رسمية أو غير رسمية، ما هي إلا تعبير عن وجودها ومزاولته لنشاطها في واقع الأمر، ولهذا فإن تراكم الوثائق يتم بشكل طبيعي على البيانات والمعلومات الخاصة بتلك المؤسسة أو الهيئة في المجتمع، وعليه يمكن إضافة: إن الوثيقة عبارة عن سجل مدون سواء كان رسمياً أو غير رسمي قانونيا أو غير قانوني(2).
وأن معجم المصطلحات الأرشيفية يشير إلى تعريف الوثيقة بأنها عبارة عن وحدة أرشيفية غير قابلة للتجزئة(3)، ومن ثم فإن الوثيقة عبارة عن وعاء للمعلومات والبيانات يشتمل على تفاصيل ما قد حدث في حد المؤسسات الرسمية أو غير الرسمية في المجتمع بحيث تعكس تلك الأنشطة التي كانت تقوم بها إحدى المؤسسات في المجتمع في زمان ومكان محددين.
وهذا هو مصدر أهمية الوثيقة الأرشيفية فهي تساعدنا على إلقاء الضوء لمعرفة تلك الأحداث والظروف التي كان قد مر بها المجتمع فالمعلومات والبيانات التي تشتمل عليها الوثائق تعتبر ذات قيمة هامة باعتبارها مصدراً للتاريخ الاجتماعي الاقتصادي والسياسي في البلاد خاصة وأنه يوجد قول مأثور ينص على أنه: "لا وجود لتاريخ من دون وثائق"، ويتضح ذلك جلياً من سجلات المحاكم الشرعية في بلادنا التي تعتبر من أهم المصادر التاريخية(4) لاعتبارها وثائق رسمية، فهي وثائق غير مشكوك في مصداقيتها، ويمكن الحصول منها على المعلومات المهمة كافة من العادات والتقاليد المتبعة في المجتمع بالإضافة إلى الأسماء والألقاب والملابس والمهور وحلي الزينة للنساء..؟

وتمر الوثائق بأربع مراحل في حياتها يتقرر بعدها مصيرها أما بالحفظ الدائم أوبالإتلاف، وإن لودوليني يورد في كتابه(5) ما يلي:

1. الأرشيف الجاري Archivio Currente.

2. الأرشيف شبه الجاري Archivio di deposito.

3. الأرشيف الوسيط Archivio intermedio.

4. الأرشيف التاريخي Archivio storico.

وتعتبر المراحل الحياتية للوثيقة المشار إليها ذات أهمية بالنسبة للوثيقة، وعلى ضوئها يتحدد مصيرها إما بالحفز المؤقت أو الدائم أو بالإتلاف نهائياً ، ومن ثم الوثيقة التي يتقرر حفظها بصفة دائمة في الأرشيف العام وثيقة أرشيفية.

وقبل أن نتوغل في سرد تعريف الوثيقة الأرشيفية بإيجاز يجدر بنا التعريف أولاً بلفظة أرشيف Archives التي تشتمل على ثلاثة معان(6).

1. تطلق لفظة Archives على جميع الوثائق الجارية التي تستخدمها الهيئة (المؤسسة) أو الإفراد في إدارة الأعمال بصفة دائمة.

2. يعرف الأرشيف Archives بأنه المكان المخصص لحفظ المواد الأرشيفية (الوثائق).

3. يقصد بهذه اللفظة الوكالة الأرشيفية Archival Agency التي تكون مسئولة تماماً عن حفظ وإتاحة الوثائق للباحثين وغيرهم من القراء.

وعليه فإن جميع الوثائق تمر خلال حياتها بعمليات الفرز والترحيل والحفظ أو الإتلاف فالوثيقة الأرشيفية نظراً لما تتضمن من معلمات وبيانات قيمة بالنسبة للبحوث التاريخية. لذلك فإنها تخضع لجميع العمليات الفنية المذكورة أعلاه ما عدا عملية الإتلاف لأن الوثيقة الأرشيفية هي الوثيقة التي تحفظ بصفة دائمة لاعتبارها مصدراً هاماً للتاريخ. وهذا ما جعل المتخصصين في علم الأرشيف يكدون منذ أكثر من خمسين عاماً مضت على أهمية الوثائق الأرشيفية في نمو الشعور القومي لدى الشعوب الأوروبية (7) وقد إتضح ذلك في حرصها الكبير على تأسيس دور الأرشيف لحفظ الوثائق المتعلقة بتاريخها.

وإن الأرشيفات الإيطالية مثال على ذلك، وهي تضم مصادر تاريخية للدويلات الإيطالية قبل الوحدة الإيطالية التي تمت عام 1861م بالإضافة إلى علاقاتها مع بقية دويلات البحر المتوسط التي من بينها ليبيا.

وإن أرشيفات البندقية دوقية توسكانة كأرشيف ليفورنو وبيرزا هي أمثلة حية ولزيادة التوضيح في تنظيم الوثائق الأرشيفية يمكن القول أن هذا النوع من الوثائق غير الجارية أو الميتة (التاريخية) تنقسم إلى قسمين هما:

1. وثائق رسمية (الوثائق العامة): وهي جميع الوثائق الصادرة عن الأجهزة الحكومية الرسمية كافة فهي وثائق صحيحة رسمية لأنها تمثل النظرة الرسمية للدولة فلا يمكن أبداً الشك في مصداقيتها لأنها تتصف بالتنظيم والتنفيذ(8).

2. الوثائق غير الرسمية (الوثائق الخاصة). هي عبارة عن الأوراق الصادرة عن الأفراد كافة وتكتسب صفة شبه رسمية نظراً لاعتمادها من قبل الجهات الرسمية بالتصديق عليها فهي بذلك تعتبر وثائق شبه رسمية أو "أوراق عرفية"(9) مثل أوراق البيع والشراء التي يتم تبادلها ما بين الأفراد عقب عقد الصفقات التجارية كما يضيف البعض بأن الوثيقة هي عبارة عن وسط غير جار يشتمل على معلومات نصية أو مرسومة أو مصورة(10). بحيث يشمل هذا التعريف جميع الوثائق ذات الأهمية الدائمة والصادرة عن الهيأة (المؤسسة) بالإضافة إلى بقية الوثائق التي كانت قد تلقتها خلال تأدية عملها بشرط أن تكون قد خضعت جميعاً لوصاية المنظمة ذاتها أو من ينوب عنها لغرض حفظها لاستعمالها في البحث أو للمراجعة المستقبلية(11).



خصائص الوثائق الأرشيفية:

تتميز الوثائق الأرشيفية بالخصائص التالية:

1. عدم التحيز impartiality بحيث يتم تحريرها بكل موضوعية من قبل الجهة الرسمية التي تنتجها، وبهذه الصفة تعتبر جزءاً لا يتجزأ من نشاط الجهة الرسمية التي أنتجتها أو تلقتها.

2. المصداقية authenticity تشتمل على معلومات صحيحة خالية من الشك بسبب أنها قد خضعت للوصاية Legal Custoody من قبل الجهة الرسمية التي أنتجتها أم من ينوب عنها شرعياً.

3. الطبيعة Naturalness تتكون الوثائق الأرشيفية طبيعياً من خلال مزاولة الجهات الرسمية لأنشطتها اليومية.

4. العلاقات المتبادلةInterrelationship .

ترتبط الوثيقة الأرشيفية بعلاقات وطيدة مع بقية الوثائق الأخرى سواء كانت داخل المجموعة الأرشيفية أو خارجها. لذلك يكون من الصحب جداً فهم محتويات وثيقة ما من دون الرجوع إلى بقية التي ترتبط معها وللمحافظة على وحدة الوثائق الأرشيفية وعدم تشتيتها ثم الأخذ بمبدأ المنشأ أو الأصل(12) Principle of provenance في ترتيبها بالأرشيف العـام.

أهمية الوثائق الأرشيفية:

أن الوثائق الأرشيفية هي مصادر تاريخية تمثل ذاكرة المجتمع وتحافظ عليها خدمة للحاضر والمستقبل. ومنذ اندلاع الثورة الفرنسية حرصت معظم الدويلات الأوروبية على الاهتمام بالوثائق، وفي هذا الصدد، فإن الفضل يرجع على رجال الثورة الفرنسية الذين حافظوا على وثائق الأسرة المالكة والإقطاعية ليس إحساساً منهم بأهميتها الثقافية والتاريخية بل لغرض الاستفادة منها شخصياً في تسيير الأمور الإدارية في بداية حكم رجال الثورة للبلاد. مما أدى إلى الاهتمام بتأسيس دور الأرشيف لحفظ تلك الوثائق والحيلولة دون وصول الغوغائيون إليها، وبالتالي فقد أسهمت الثورة الفرنسية من دون قصد في نشر الاهتمام بالوثائق. ثم أخذت الدويلات الأوروبية الأخرى تحذو حذوها، فقامت بتخصيص أماكن لحفظ وثائقها نتيجة لنمو الشعور القومي بين تلك الشعوب.

وفي إيطاليا وحدها عدد من الأرشيفات قد بلغ عام 1969م حوالي 104 دُور الأرشيف(13) موزعة في جميع أنحاء البلاد. وقد استفادت بعض الدويلات الأوربية في إثراء أرشيفات أثناء فترة احتلالها للدويلات المجاورة لها وبصفة خاصة الدويلات العربية الضعيفة الواقعة شمالي أفريقيا التي كانت تعاني جميعاً بصفة عامة من استلاب الشعور الوطني ما بين شعوبها. كانت ليبيا كغيرها من جاراتها قد خضعت لجحافل الغزاة التي استطاعت مع مرور الزمن طمس الشعور الوطني بسبب التخلف والجهل الذي كانت تنشره الإمبراطورية العثمانية في أواخر حكمها البشع في هذا البلد، مما مهد في الواقع إلى مجيء الاستعمار لنهب وترحيل أو سرقة كثيرة من المخطوطات النادرة والوثائق والتحف الأثرية من قبل دول الاستعمار وأن تلك التحف الثقافية لا تزال تزين متاحف ومكتبات وأرشيفات تلك الدول الاستعمارية حتى وقتنا الحاضر.




الهوامش

1. قدمت هذه الورقة إلى الملتقى الأول حول المعلومات والتوثيق – طرابلس 1 – 3 – 10 – 1995ف.

2. العسكر، فهد إبراهيم. التوثيق الإداري في المملكة العربية السعودية. بحث تطبيعي على الأجهزة المعنية بالوثائق . الرياض معهد الإدارة، 1987م. ص 22.

3. فالن، بيتز (ترجمة غسان منير سنو) معجم المصطلحات الأرشيفية: إنجليزي / عربي طبعة منقحة، بيروت: الدار العربية للعلوم، 1990م، ص 71.

4. الديك، محمود: بعض الملامح الثقافية من خلال سجلات المحاكم الشرعية خلال العهد العثماني الثاني. ورقة قدمت إلى المؤتمر الأول للوثائق والمخطوطات في ليبيا وآفاق العمل بها. زليطن 1988م. طرابلس: مركز جهاد الليبيين للدراسات التاريخية 1992م ص 280.

5. Londolini, Elio. Archivistica princiipie problemi. 5 ed. Milano. Franco Angeli, 1990. p. 31.

6. Pederson, Ann. Ed. Keeping Archives Sydney. Australian Society of Archives Incoroporated, 1987, P. 2.

7. Ponser, E. Some Aspects of Archival deival development Since the French Rovolution, American Archivist, Vol, 1940, p. 180.

8. العسكر، فهد إبراهيم: مصدر سابق. ص 24.

9. السيد، محمود إبراهيم: مقدمة الوثائق العربية. القاهرة. دار الثقافة للنشر والتوزيع، 1987م. ص 51 – 52.

10. السيد، محمود إبراهيم: مقدمة في تاريخ الأرشيف ووحداته القاهرة: دار الثقافة للنشر، 1987م، ص ص . 11 – 112.

11. السيد، مقدمة في تاريخ الأرشيف ووحداته، ص 13.

12. Jenkinson, H. Archives Admintration. Oxford. N. p 1966.

13. archivio Della Civilita: Libero dei giorni Italiani, Anno XVIII – 1969, Milano. Alfieri & la Croix, 1969, Pp. 153. 156.

#2 خليفة الكواري

خليفة الكواري

    مستخدم

  • Members
  • Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip
  • 1916 المشاركات

تاريخ المشاركة : AM 02:05 | 2004 Nov 24

جزاك الله خيرا ونفع الله بك

#3 المنهل العذب

المنهل العذب

    غير مشارك

  • Move From 2000-2010
  • Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip Pip
  • 527 المشاركات

تاريخ المشاركة : PM 07:03 | 2004 Nov 24

آمين ... و إياك




(عنوان تعريف الوثيقة ، و أساليب حفظها )


تعريف الوثيقة :
الوثيقة هي كل ما يعتمد عليه، ويرجع إليه لإحكام أمر وتثبيته وإعطائه صفة التحقق والتأكد من جهة، أو ما يؤتمن على وديعة فكرية أو تاريخية تساعده في البحث العلمي، أو تكشف عن جوهر واقع ما، أو تصف عقاراً أو تؤكد على مبلغ، أو عقد بين اثنين أو أكثر، ويمكن تحديد عناصر الوثيقة بالتالي:

1. أن تكون مصدر للمعرفة: أي أنها تحتوي على معلومات تمكن المستفيد من الاعتماد عليها في إثبات حجة أو دفع شبهة أو رد على رأي أو الحصول على معلومة جديدة تفيد في البحث العلمي.

2. أن تمتلك قوة الإثبات: نحو أن تحتوي بيانات للمسؤولية أو أن تكون مسجلة في الدوائر المختصة أو أن تكون قد حققت سابقاً.

3. أن تكون قابلة للانتفاع حيث تقدم معلومات هي موضع حاجة لدى الباحث مهما كانت صفته.
وتشمل أنواع الوثائق الوثيقة المكتوبة والوثيقة المرئية والوثيقة المسموعة والرسومات والخرائط والوثائق المحسوبة (HARD DISK - FLOPPY DISK - CD - DVD إلخ.....) والمايكروفورميات (ميكروفيلم/ مايكرو فيش)/ SLIDE.


الأساليب العامة لحفظ الوثائق :

أولاً : حفظ الوثيقة بذاتها ونعني بذلك حفظ الوثيقة بصورتها الأصلية، مما يتطلب عناية وحماية متقنة من كافة التأثيرات البيئية المحيطة بها، وكذلك لا بد من صيانتها بين فترة وأخرى حتى لا تتآكل وتتهالك نتيجة العوامل الطبيعية نحو الرطوبة أو الحشرات إضافة إلى أساليب الحماية من الحرائق.

ثانياً : التصوير المايكرو فورمي

إن تقنية المصغرات الفيلمية (التصوير المايكرو فورمي) سمحت بمعالجة أزمة المكان المخصص لحفظ الوثائق التي بات الازدياد الهائل في حجمها يسبب عبئاً ضخماً يثقل كاهل المهتمين بحفظ المعلومات، فالمصغرات الفيلمية تحتاج إلى مساحات أقل تسمح بالسيطرة عليها لناحية احتياطات الأمان وسهولة وسرعة الاسترجاع، وهكذا فإن مراكز الوثائق أضحت تهتم بصورة كبيرة بإنشاء قسم المايكروفورميات. وينقسم التصوير المايكرو فورمي إلى عدة أنواع، كل واحدة منها يتميز بخصائص محددة تصب في خانة رفع مستوى الأداء وهذه الأنواع هي:

1- الميكروفيلم (الأفلام المصغرة الملفوفة) : وتتوفر على أشكال أفلام ملفوفة ذات عرض مختلف وتبعاً لذلك تحدد الوثائق الملائمة لكل نوع وتتوفر بشكل عام بمقاسات 8-16-35-105 ملم والأشكال ذات الاستعمال الكثيف هي الأفلام الملفوفة أشكال: بكرات وخرطوشة وكاسيت والأشكال المسطحة:وتأتي على أشكال شرائح تستوعب عدد أقل من صور الوثائق منها في الميكروفيلم ولكنها تتيح بحث أسرع عن المعلومة، وأبرز هذه الأشكال هي: المايكرو فيش والبطاقة ذات الفتحة والجاكيت والترافيش.

ثالثاً : الحفظ بواسطة الحاسوب :

منذ اختراع الحواسيب الإلكترونية بدأت تشق طريقها إلى عالم حفظ المعلومات حتى أواخر القرن العشرين حيث دخلت الحاسبات بقوة إلى هذا العالم وفرضت نفسها كحل لا بد منه إن لم نقل لا بديل عنه لحل مشكلة الانفجار الوثائقي الذي تعاني منه المكتبات ومراكز المعلومات وبات الاستغناء عنه يضع هذه المراكز في خانة التخلف عن الركب الحضاري.

أساليب الحفظ بالحاسوب :

أول هذه الأساليب هي إدخال المعلومات نفسها أي طباعتها عبر لوحة المفاتيح وحفظها وربطها ببرامج خاصة لاسترجاع المعلومات وحفظها كبيانات ببليوغرافية وربطها بمكان حفظ الوثيقة نفسها سواء بصورتها الأصلية أو كميكروفيلم والتصوير عبر الماسح الضوئي.
ويتميز الحفظ عبر الحاسوب بالوفرة المكانية والمالية ولكنه يتطلب برمجيات SOFTWARE قادرة على التعامل مع المعلومات لناحية آلية الحفظ وآلية البحث، وتتيح برامج المسح الضوئي التلاعب بالوثيقة لناحية إلغاء نصوص أو كلمات وزيادة أخرى وهذا ما يضع هذه الوثائق موضع شك ويضعف قيمتها القانونية في هذه الناحية تتطلب استرسال أكثر سيتم التطرق إليه في وقت لاحق.


منقول




عدد المتواجدون الآن فى الموضوع : 1

عدد الأعضاء : ( 0 ) عدد الزوار : ( 1 ) عدد الأعضاء المجهولين : ( 0 )